Attention : cet appel d'offres est désormais clos.

L’association Wikimédia France gère depuis plusieurs années des campagnes de dons en ligne via le site http://dons.wikimedia.fr. À l’heure actuelle, une large partie du processus est semi-automatique voire manuelle. Le nombre de donateurs allant croissant (11 000 en 2010), il est indispensable de trouver les outils adéquats pour automatiser au maximum le processus de traitement. Plus de 90% des revenus de l’association passant par ces dons, une gestion optimale est indispensable. Le flux d'informations (workflow) actuellement géré par Wikimédia France repose sur un certain nombre d’outils :

• une plateforme de dons en ligne réalisée sur mesure, utilisant une solution de paiement fournie par la société Ogone
• un système de tickets, OTRS, automatiquement alimenté avec les événements provoqués par la procédure de don (lors du don, lors du paiement effectif par Ogone)
• un LDAP des adhérents
• un outil destiné à gérer les différentes mailings lists: Sympa
• un outil de gestion des adhérents : Galette

Caractéristiques principales

Le marché a pour objet l’amélioration du système de don en ligne de l’association Wikimedia France.
Les objectifs immédiats sont de :

• Faciliter et automatiser le processus de traitement des dons
• Mieux gérer la base de données des donateurs.

Les objectifs à moyen terme sont de :

• Pouvoir exploiter la base données des donateurs (campagnes d’emailings)
• Ajouter d'autres modes de paiements en ligne (anticiper la mise en place de dons récurrents).

Afin de faire rentrer le projet dans des délais réalistes et pour faciliter sa mise en place, le chantier sera découpé en plusieurs itérations, avec un premier livrable correspondant aux contraintes de l’association (lancement impératif du nouveau process en septembre 2011 pour correspondre au début de la nouvelle campagne de levée de fonds en octobre/novembre 2011).

Lot 1 : process de base

Le but de cette itération est de reproduire le fonctionnement actuel de l’équipe, tout en assurant la migration sur les nouveaux outils. Il s’agit d’un travail mêlant intégration d’outils existants (ERP, CRM), et de développement spécifique lorsque c’est nécessaire (ex : émission de reçus fiscaux). Périmètre de ce lot :

• mise en place des outils CRM et ERP, implémentation du process documenté dans le cahier des charges en liaison avec ces deux outils
• génération d’un identifiant unique partagé à la fois par le front-end du site et le partenaire paiement
• prise en charge des messages (mails) envoyés par le site web et Ogone pour les convertir en enregistrements avec un statut (payé, non payé, abandonné, etc)
• émission des reçus fiscaux
• génération de liste de dons
• prise en compte des paiements par chèque et virements (interface de pointage pour saisie manuelle)
• transfert de compétences auprès du chargé de projet Wikimedia.

Les outils envisagés lors de l’étude préalable sont Dolibarr et CiviCRM. Il est toutefois possible de candidater sur la base d’autres outils, en argumentant votre choix. Ce premier lot doit être livré avant le 1er septembre 2011.

Lot 2 : consolidation

• pointage des opérations bancaires
• qualification plus précise de la base de données (pour préparer de futures campagnes d’emailing)
• gestion de comptes utilisateurs et mise en place du process de dons récurrents (annuels, par exemple)

Lot 3 : états avancés

Mise en place d’outils plus élaborés qui serviront à la fois aux usagers et aux gestionnaires :

• mise en place de l’espace donateur en ligne
• mise en place des reportings (financiers, membres…)
• gestion des campagnes d’emailing.

La sélection des futurs outils devra répondre à divers critères :

• autant que possible, privilégier des outils opensource
• de manière impérative, utiliser des outils extensibles (système de plugin, etc) afin de pouvoir implémenter de manière souple des traitements propres à Wikimedia
• enfin, les outils, s’il y en a plusieurs, doivent permettre une interopérabilité maximale, pour que l’automatisation des workflows ne soit pas rompue par le passage d’un outil à l’autre.

Détails pratiques

Possibilité de présenter une offre pour un lot.
Possibilité de présenter une offre pour l’ensemble des lots.
Modalités de financement et de paiement : le délai global de paiement de 45 jours. Les candidatures et offres seront entièrement rédigées en langue française. Unité monétaire utilisée, l’euro.
Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat :

• extrait K ou K bis ;
• certificat délivré par l’autorité compétente de l’état où il est établi, selon lequel le fournisseur est en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations d’assurance maladie et d’assurance vieillesse selon les dispositions légales du pays où il est établi ;
• références de prestations similaires de moins de 5 ans ;
• chiffre d’affaires des 3 derniers exercices comptables ;
• tout document susceptible d’appuyer la candidature.

Adresse à laquelle des informations supplémentaires peuvent être demandées (en particulier un document détaillé concernant notre appel d'offres) :
info@wikimedia.fr, en indiquant CRM/ERP dans l’objet du message.

Adresse à laquelle les offres doivent être envoyées :
Les offres doivent être transmises exclusivement par voie électronique à info@wikimedia.fr, en indiquant CRM/ERP dans l’objet du message.

Date de publication de ce document : 31/05/2011.

Date limite de réception des offres : 15/06/2011.

Nom et adresse officiels de l'organisme acheteur :
Wikimédia France
26-28, rue de Londres
75009 Paris