Ce règlement intérieur a été adopté en assemblée générale extraordinaire le 18 juin 2011 et modifié par l’assemblée générale du 26 mai 2012.

Champ d’application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres actifs ou bienfaiteurs de l’association sans exclusion.

Vie de l’association

Décisions du conseil d’administration

Toutes les décisions mises au vote par le conseil d’administration sont prises sur le wiki dédié aux membres.
Tous les adhérents de l’association peuvent participer à la discussion préparant la décision. Les membres peuvent initier des décisions à soumettre au vote du conseil d’administration.
Par exception, des décisions, des réunions ou des informations pourront rester confidentielles sur décision du conseil d’administration.

Adhésion à l’association

Tout membre s’inscrivant à l’association doit communiquer son identité (nom et prénom pour les personnes physiques) et ses coordonnées (adresse, adresse mail) et pouvoir les justifier. L’adhérent veille à ce que ses coordonnées soient à jour.
Ces données sont strictement confidentielles et réservées au fonctionnement interne de l’association. Seuls les membres du conseil d’administration ou des personnes approuvées par le Conseil y ont accès.

Remboursement des frais

Dans le cadre des activités de l’association, le directeur exécutif peut décider le défraiement des membres de l’association qui seraient chargés d’une action en leur accordant :
* une somme forfaitaire, décidée en estimant les sommes mises en jeu ou effectivement dépensées ;
* un remboursement des dépenses réelles, avec éventuellement avance de fonds.

En cas de remboursement des dépenses réelles, le membre devra obligatoirement fournir toutes les factures et les justificatifs nécessaires avant remboursement. En cas d’avance, le membre sera tenu de fournir toutes les factures et les justificatifs nécessaires dans un délai raisonnable faute de quoi il engage sa responsabilité envers l’association. Un membre ayant engagé des dépenses sans l’accord du conseil d’administration ne peut en exiger le remboursement.

Démission

Tout membre de l’association peut, sur simple notification au président ou au secrétaire, quitter l’association.

Dépenses

Toute dépense dont le montant est supérieur à 0 euro, doit faire l’objet d’une décision du conseil d’administration.

Devoir de réserve

Les membres de l’association et les membres du Conseil sont tenus à l’obligation de discrétion à raison des dossiers ou des faits dont ils ont connaissance lors des réunions ou des conversations échangées dans le cadre de leur mandat. Ils ne peuvent être déchargés de cette obligation que par une décision expresse du président ou du directeur exécutif.

Groupes de travail

Les groupes de travail sont des groupes de membres ayant pour fonction d’assurer la mise en œuvre et le suivi de certaines tâches.
Chaque groupe de travail est mené par un membre de l’association.
Tout membre de l’association peut se voir confier par le conseil d’administration l’animation et le pilotage d’un groupe de travail ou de réflexion sur un sujet ou un thème relatif aux activités de l’association.
Il s’engage à :
* assurer la mise en œuvre des tâches qui incombent au groupe de travail ;
garantir la bonne utilisation du budget confié au groupe par le conseil d’administration ;
* rendre compte au moins une fois par trimestre de l’état d’avancement des travaux du groupe au sein de la lettre d’information.
Les groupes de travail peuvent se voir confier par le conseil d’administration la charge de préparer puis d’exécuter un budget permettant le financement de leurs activités.

Vice-président

Sur simple notification au secrétaire, le président peut donner délégation au vice-président pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.

Directeur exécutif

Le directeur exécutif a mandat sur les comptes de l’association, sous le contrôle du trésorier et du trésorier-adjoint.

Assemblées générales

Convocations

Les convocations aux assemblées générales sont envoyées par courrier à tous les membres de l’association à jour de leur cotisation au jour de l’envoi. Les membres ayant donné leur consentement écrit et leur adresse électronique pourront recevoir leur convocation par courrier électronique. La convocation à l’assemblée générale fait également l’objet d’une publication sur l’ensemble des pages du site internet dédié aux membres.

Dates et délais

Les propositions de délibérations ou de questions à aborder doivent être transmises au plus tard 4 semaines avant la date de l’assemblée générale selon les modalités fixées par le conseil d’administration.
L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration 3 semaines avant la tenue de l’assemblée générale.
Les convocations aux assemblées générales sont envoyées au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée selon les modalités fixées par le conseil d’administration.
Les dates de début des scrutins sont fixées par le conseil d’administration et se terminent toujours durant l’assemblée générale.

Fonctionnement du conseil d’administration

Éligibilité au conseil d’administration

Toutes les personnes physiques membres de l’association à jour de leur cotisation depuis au moins 1 mois peuvent se porter candidates à l’élection au conseil d’administration. Sont éligibles au conseil d’administration les candidats obtenant au moins 50% de votes favorables lors de l’élection.

Processus électoral

Les candidats doivent annoncer publiquement leur candidature par écrit sur le site internet dédié aux membres sur la page prévue à cet effet au moins 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.
Les candidats doivent se présenter sous leur identité civile.
Dans le cadre de l’assemblée générale, les membres de l’association votent pour chaque candidat individuellement.
Sont élus au conseil d’administration les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d’avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés.
Si des ex-æquo font qu’il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, l’ancienneté dans l’association départage les candidats ex-æquo (les candidats les plus anciens étant choisis en premier).

Procédure d’élection du bureau

Les président, vice-président, trésorier, trésorier-adjoint et secrétaire sont élus par le conseil d’administration au scrutin majoritaire.

Conflit d’intérêts

Toute convention passée entre un membre du conseil d’administration ou une société dans laquelle il est directement ou indirectement intéressé, et l’association doit faire au préalable l’objet d’un vote du conseil d’administration, vote auquel le membre concerné ne participe pas.
Toutes les conventions passées au cours de l’année écoulée font l’objet d’une présentation à l’assemblée générale annuelle lors de la présentation du rapport d’activité.