Règlement intérieur

Ce règlement intérieur a été adopté en assemblée générale extraordinaire le 29 octobre 2016.

PRÉAMBULE

L'association « Wikimédia France – Association pour le libre partage de la connaissance » a été déclarée à la Préfecture de Police de Paris le 24 Janvier 2005 (Journal Officiel du 05 Mars 2005).

Elle a, notamment, pour objet le libre partage de la connaissance.

Afin de renforcer l'efficacité des actions de l'association « Wikimédia France », il est apparu opportun, compte tenu de l'expérience acquise depuis sa création et de son important développement, de fixer avec précision ses modalités d'organisation et de fonctionnement.

Titre I. – Les membres de l'association

Article 1​er​. – Qualité de membre

1.1 Agrément des nouveaux membres

Conformément aux dispositions statutaires, pour être membre de l'association, il faut être agréé par le conseil d'administration.

Toutefois, afin d'alléger la tâche déjà lourde du conseil d'administration, l'agrément des nouveaux membres est confié, par délégation du conseil d'administration, à son secrétaire.

L'agrément donné par le secrétaire sera matérialisé par l'envoi à l'intéressé d'une carte de membre signée par le président de l'association.

Dans le cas où le secrétaire envisagerait de refuser l'agrément d'un nouveau membre, il devra en aviser, au préalable, le conseil d'administration ; le conseil statuera alors, en dernier ressort, dans les trois mois, sur l'agrément et avisera l'intéressé de la décision prise.

Le refus d'agrément par le conseil d'administration n'a pas à être motivé.

1.2 Coordonnées des membres

Tout membre s’inscrivant à l’association doit communiquer son identité (nom et prénom pour les personnes physiques) et ses coordonnées (adresse, adresse mail) et pouvoir les justifier.

L’adhérent veille à ce que ses coordonnées soient à jour.

Wikimédia France ​–​ 40 rue de cléry, 75002 Paris

Ces données sont strictement confidentielles et réservées au fonctionnement interne de l’association. Seuls les membres du conseil d’administration ou des personnes approuvées par le conseil y ont accès.

1.3 Devoir de réserve

Les membres de l’association et les membres du Conseil sont tenus à l’obligation de discrétion à raison des dossiers ou des faits dont ils ont connaissance lors des réunions ou des conversations échangées dans le cadre de leur adhésion ou mandat. Ils ne peuvent être déchargés de cette obligation que par une décision expresse du président.

1.4 Conflit d’intérêts

Les membres doivent signaler au bureau du conseil d’administration toute situation dans laquelle ils pourraient être en conflit d’intérêts.

La politique de gestion des conflits d’intérêts, adoptée par le conseil d’administration, dans sa version initiale d’octobre 2015, définit la situation et les suites à donner. Elle est consultable dans la bibliothèque en ligne de l’association ou sur simple demande au secrétaire de l’association.

Toutes les conventions passées au cours de l’année écoulée, sujettes à cette politique, font l’objet d’une présentation à l’assemblée générale annuelle.

Article 2 . – Catégories de membres

L'association est composée de trois catégories de membres :

  • les membres adhérents ;
  • les membres bienfaiteurs ;
  • les membres d'honneur.

2.1. – Membres adhérents

Les membres adhérents sont les membres ayant versé une cotisation annuelle dont le montant est fixée par l’assemblée générale.

2.2. – Membres bienfaiteurs

Les membres bienfaiteurs sont les membres adhérents ayant versé un droit d'entrée et une cotisation annuelle dont les montants sont fixés par l’assemblée générale.

2.3. – Membres d'honneur

Les membres d'honneur sont désignés, en fonction de leurs mérites et des services qu'ils rendent ou ont rendus à l'association, par le conseil d'administration.

Ils sont nommés pour une durée d’un an.

Ils sont dispensés du paiement de toute cotisation.

Les membres du conseil d'administration sont membres d'honneur de droit, jusqu’au terme de leur mandat.

Article 3 . – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, décès, radiation pour non-paiement de la cotisation, pour motif grave ou par la signature d'un contrat (ou convention) avec l'association.

Ce présent article précise les modalités d'application de l'article 4. des statuts.

Lorsque la perte de la qualité de membre, quel qu'en soit le motif ou l'initiative, intervient en cours d'adhésion, aucun remboursement de cotisation, même partiel, ne pourra être exigé.

3.1. – Radiation pour non-paiement de la cotisation

La perte de la qualité de membre est effective dès l'expiration de la dernière adhésion.

L'adhésion expire lorsque n'est pas versée la cotisation pour l'année qui suit, ou lorsque le statut de membre d'honneur est échu et qu'il n'est pas prorogé ou remplacé par le versement d'une cotisation.

Plusieurs fois dans l'année, à l'appui de la liste des membres défaillants, le secrétaire procède à la suppression des accès fournis aux moyens de l'association (listes de diffusion, sites internet dédiés aux membres, etc.).

À ce titre le membre défaillant reçoit un email ou un courrier simple l'informant que dans la quinzaine suivante, si son statut n'a pas évolué, ses accès feront l'objet de suppressions.

3.2. – Radiation pour motif grave

La radiation d'un membre peut être prononcée par le conseil d'administration pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

  • une condamnation pénale pour crime ou délit ;
  • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation.

Préalablement à toute décision de radiation d'un membre de l'association pour motif grave, le conseil d'administration exposera à l'intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l'invitera à fournir au conseil toutes explications.

Le membre intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le conseil.

Le conseil ne pourra se prononcer sur la radiation du membre intéressé qu'à l'expiration du délai de quinze jours ci-dessus défini, à la majorité des voix conformément à l'article 6 des statuts.

Le membre radié pourra exiger que l'appréciation de cette mesure soit soumise à la plus prochaine assemblée générale, devant laquelle il exposera ses justifications et qui statuera sur la radiation en dernier ressort.

3.3. – Démission – Décès

Le membre démissionnaire peut quitter l’association sur simple notification au président ou au secrétaire. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne et ni les héritiers, ni les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

3.4. – Contrat de prestation (ou convention)

La signature d'un contrat de prestation (ou convention) entre un membre et l'association met fin au statut de membre, dès signature et ce quelle que soit la période de l'année où cela intervient.

Il est possible de solliciter une ré-adhésion dès lors qu'un délai de 12 mois s'est écoulé entre la demande et la fin du dernier contrat, et s'il n'est pas prévu de nouveau contrat dans les 12 mois suivant la demande.

Seules les prestations non rémunérées, et après décision favorable du Conseil d'administration, pourront faire l'objet d'une dérogation.

Titre II. – Cotisations

Article 4 . – Fixation des cotisations

Le montant de la cotisation annuelle des membres adhérents et des membres bienfaiteurs est décidé par délibération de l’assemblée générale.

Plusieurs tarifs peuvent être proposés aux membres bienfaiteurs selon la situation personnelle, professionnelle, financière ou juridique.

Article 5 . – Versement des cotisations

La cotisation annuelle est exigible au jour de l’adhésion, puis une fois par an.

Titre III. – Organisation et fonctionnement

Article 6 . – Conseil d'administration

6.1. – Composition du conseil d'administration

Les personnes morales, membres de l'assemblée générale, peuvent être nommées en qualité d'administrateur. Dans ce cas, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au conseil ; elles doivent communiquer à l'association, dans le mois qui suit leur nomination, par lettre simple, les coordonnées de la personne physique ainsi désignée.

Toute modification dans cette représentation doit être communiquée par lettre simple à l'association.

6.2. – Mandat des administrateurs

Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale pour un mandat d’une durée de 2 exercices comptables. Cette durée expirant à la tenue de l'assemblée générale d’approbation des comptes portant sur le deuxième exercice clos depuis leur nomination.

Ils sont choisis parmi les catégories de membres de l'association (membres adhérents, membres bienfaiteurs et membres d'honneur) à condition que ceux-ci (sauf les membres d’honneur qui ne paient pas de cotisation) soient à jour de leur cotisation un mois avant la date de tenue de l’assemblée. Ils sont rééligibles.

6.3 – La perte de la qualité d’administrateur et la révocation d’un

administrateur

La qualité d’administrateur se perd par démission, décès ou révocation.

Un administrateur est révocable pour juste motifs et en cas de perte de la qualité de membre de l’association, dans le respect des droits de la défense. L’absence non justifiée à trois réunions consécutives du conseil d’administration (physiques ou à distance) peut déclencher la procédure de révocation ci-dessous exposée.

Préalablement à toute révocation d'un administrateur pour juste motifs ou en cas de perte de la qualité de membre de l’association, les autres membres du conseil d'administration exposeront à l'intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l'inviteront à fournir au conseil toutes explications.

L’administrateur intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le conseil.

Le conseil ne pourra se prononcer sur la révocation de l’administrateur intéressé qu'à l'expiration du délai de quinze jours.

L’administrateur dont la révocation est envisagée ne pourra pas participer au vote.

Cette mesure de révocation sera ratifiée par la plus prochaine assemblée générale.

6.4 – Processus électoral des administrateurs

Les candidats doivent annoncer publiquement leur candidature par écrit sur le site internet dédié aux membres sur la page prévue à cet effet au moins 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.

Les candidats doivent se présenter sous leur identité civile.

Dans le cadre de l’assemblée générale, les membres de l’association votent pour chaque candidat individuellement.

Sont élus au conseil d’administration les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d’avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés.

Si des ex-aequo font qu’il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, l’ancienneté dans l’association départage les candidats ex-aequo (les candidats dont la durée d’adhésion est la plus longue en excluant les périodes d’interruption étant choisis en premier).

6.5 - Renouvellement des administrateurs

Le renouvellement des administrateurs aura lieu au cours de l'assemblée générale d’approbation des comptes de l'exercice au cours duquel le mandat de l'administrateur expire.

Les membres sortants sont rééligibles.

6.6 – Vacance d’un administrateur

Si un siège d'administrateur devient vacant entre deux assemblées générales, le conseil d'administration peut pourvoir au remplacement provisoire de ce membre, par cooptation. Les cooptations doivent être ratifiées par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

6.7 – Convocation et tenue des réunions du conseil d'administration

Le Conseil est convoqué par lettre simple, ou par e-mail, huit jours avant la date de la réunion.

La convocation indique l'ordre du jour et le lieu où se tiendra la réunion.

Toutefois, le conseil peut se réunir sur convocation verbale et l'ordre du jour peut n'être fixé que lors de la réunion, si tous les administrateurs sont présents à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l'ordre du jour.

Il est tenu un registre de présence, qui est signé par les administrateurs participant à la séance du conseil.

6.8 – Délibérations du Conseil d’administration

Toutes les décisions mises au vote par le conseil d’administration sont prises sur le site internet dédié aux membres.

Tous les membres de l’association peuvent participer à la discussion préparant la décision.

Les membres peuvent initier des décisions à soumettre au vote du conseil d’administration.

Chaque administrateur dispose d'une voix.

Par exception, des décisions, des réunions ou des informations pourront rester confidentielles sur décision du conseil d’administration.

6.9 – Pouvoirs du conseil d'administration

Le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l'objet de l'association et qui ne sont pas réservés à l'assemblée générale.

Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l'association en ce qui concerne l'emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l'association.

Il supervise les actions des membres du bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.

Il se prononce sur un plan d’actions tous les deux ans et sur un projet stratégique tous les cinq ans.

Le conseil d'administration pourra confier à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

Article 7 . – Membres du bureau

Le conseil d'administration choisit parmi ses membres, et à la majorité, un bureau composé :

  • d'un président ;
  • d'un vice-président ;
  • d'un secrétaire ;
  • d'un trésorier.

En cas de vacance d’un membre du bureau, le Conseil d'administration peut pourvoir à son remplacement, parmi les membres du Conseil.

Le pouvoir de ce membre prend fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat du membre remplacé.

7.1. – Président

Le président représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.

Il a, notamment, qualité pour ester en justice. Il peut former tous appels ou pourvois.

Il ne peut transiger qu'avec l'autorisation du conseil d'administration statuant à la majorité.

Il préside toutes les assemblées et, en cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président et, en cas d'absence ou de maladie de ce dernier, par l’administrateur désigné à cet effet par le Conseil d’administration.

Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l'assemblée de l'association ; toutefois, tout engagement hors budget d'un montant supérieur à 30 000 € (trente mille euros) devra être soumis à autorisation préalable du conseil d'administration.

Le Président est habilité à donner toutes délégations de signature ou, dans la limite de ses pouvoirs statutaires, toutes délégations de pouvoirs à tout tiers pour un ou plusieurs objets déterminés.

Le Président peut notamment donner mandat au directeur exécutif sur les comptes de l’association, sous le contrôle du trésorier.

Le directeur exécutif peut recevoir mandat pour engager l’association jusqu’à un montant maximum de 10 000 € (dix mille euros).

Au-delà de ce montant et jusqu’à une somme de 30 000 € (trente mille euros) les dépenses qu’il engagera dans l’intérêt de l’association devront faire l’objet d’une signature supplémentaire (double signature) du trésorier ou d’un membre du conseil d’administration ayant reçu la délégation nécessaire du trésorier.

Par ailleurs et sur simple notification au secrétaire, le président peut donner délégation au directeur exécutif pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.

7.2. – Vice-président

Le vice-président assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au conseil d'administration.

Il remplace le président dans ses fonctions en cas d'empêchement de celui-ci.

Sur simple notification au secrétaire, le président peut donner délégation au vice-président pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.

7.3. – Trésorier

Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds.

Il assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au conseil d'administration.

Il remplit les obligations d'information financière à l'égard des membres de l'association auxquels il présente, au cours de l'assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l'exercice en cours arrêtés par le conseil d'administration, ainsi que son rapport financier.

Il peut accorder toutes délégations de signature nécessaires au fonctionnement courant de l'association.

7.4. – Secrétaire

Le secrétaire assure les fonctions de secrétaire général et, à ce titre, il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil d'administration.

De manière générale, il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l'association.

Sur délégation du conseil d'administration, il agrée les nouveaux membres de l'association.

Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des conseils d'administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l'association, à l'exception des écritures comptables.

Article 8 . – Assemblée générale

8.1. Composition de l’Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale de l'association comprend les membres d'honneur, les membres bienfaiteurs et les membres adhérents.

Concernant les membres “personnes morales”, un représentant peut être désigné par l’instance dirigeante de l’organisation. Une délibération de celle-ci sera exigée pour participer aux délibérations.

8.2. Convocation de l’Assemblée générale ordinaire

Les convocations sont adressées à tous les membres par lettre simple, au moins quinze jours avant la date de l'assemblée.

Les membres ayant donné leur consentement écrit et leur adresse électronique pourront recevoir leur convocation par courrier électronique.

La convocation à l’assemblée générale fait également l’objet d’une publication sur l’ensemble des pages du site internet dédié aux membres.

Il doit être joint à la convocation :

  • l'ordre du jour fixé par le Conseil d’administration;
  • le texte des résolutions ;
  • la rapport financier et le rapport moral et d’activité ;
  • les comptes annuels ;
  • une procuration.

8.3. Droit de vote

Tous les membres de l'association ont accès à l'assemblée générale.

Ceux ayant réglé leur cotisation plus d’un mois avant la tenue de l’assemblée disposent d'une voix.

Les membres adhérents et bienfaiteurs ayant réglé leur cotisation moins d’un mois avant la date de tenue de l’assemblée générale ont accès à l’assemblée générale avec voix consultative.

Les personnes morales membres de l’association sont représentées par la personne désignée lors de l’adhésion.

Les membres de l'association ont la faculté de se faire représenter aux assemblées générales par un autre membre.

La procuration doit être établie au nom d'un membre désigné ; toutefois, les procurations en blanc vaudront approbation des résolutions proposées.

La procuration ne vaut que pour une seule assemblée ; toutefois, elle peut être donnée pour deux assemblées tenues le même jour ou, si l'assemblée n'a pas pu statuer faute de quorum, pour les assemblées successives réunies sur le même ordre du jour.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

8.4. Bureau

L'assemblée désigne les membres du bureau, à savoir, un président, deux scrutateurs et un secrétaire.

Le président de l'association préside l'assemblée générale.

Les autres membres du bureau sont choisis, par l'assemblée générale, parmi les membres du bureau du conseil d'administration ou en dehors d'eux.

8.5. Scrutin, tenue et décisions de l’assemblée générale ordinaire

Les dates de début de scrutins sont fixées par le conseil d’administration et se terminent toujours durant l’assemblée générale.

Il est tenu des procès-verbaux de séances.

L'assemblée générale ne délibère valablement que si les membres participants au vote ou représentés, représentent au moins un dixième des membres de l'association.

Si ce quorum n'est pas atteint, dans un délai de quinze jours, il sera procédé à la convocation d'une deuxième assemblée, appelée à statuer sur le même ordre du jour, pour laquelle aucun quorum ne sera requis.

Les décisions sont prises à la majorité des membres participants et représentés.

Titre IV. – Moyens d'action de l'association

Article 9. - Groupes de travail

Les groupes de travail sont des groupes de membres ayant pour fonction d’assurer la mise en œuvre et le suivi de certaines tâches.

Chaque groupe de travail est mené par un référent, membre de l’association.

Tout membre de l’association peut se voir confier par le conseil d’administration l’animation et le pilotage d’un groupe de travail ou de réflexion sur un sujet ou un thème relatif aux activités de l’association.

Il s’engage à :

  • assurer la mise en œuvre des tâches qui incombent au groupe de travail ;
  • garantir la bonne utilisation du budget confié au groupe par le conseil d’administration ;
  • rendre compte au moins une fois par trimestre de l’état d’avancement des travaux du groupe au sein de la lettre d’information.

Les groupes de travail peuvent se voir confier par le conseil d’administration la charge de préparer puis d’exécuter un budget permettant le financement de leurs activités.