Compte rendu détaillé de l’assemblée générale du 10 novembre 2018

L’assemblée générale de Wikimédia France s’est tenue le 10 novembre 2018 à l’Institut Mines-Télécom, 49 rue Vergniaud, 75013 Paris. 55 membres, soit un peu plus de 20 %, étaient physiquement présents ou représentés, permettant la validité des délibérations. Le Bureau de l’Assemblée générale était composé de Pierre-Yves Beaudouin (président de séance), Nadine Le Lirzin (secrétaire de séance), Sophie Étienne (scrutatrice) et Olivier Morand (scrutateur). Trois personnes se sont relayées pour assurer l’interprétation en langue des signes française tout au long de la journée.

Accueil à 9 h 30

Ouverture de séance

La séance est ouverte à 10 h 05 par Pierre-Yves Beaudouin, président.

Rapport financier[1]

Période couverte : du 1er juillet 2017 au 30 juin 2018.

Présentation du rapport financier par le trésorier, Marin Dubroca-Voisin :

trois trésoriers se sont succédé cette année ;
produits d’exploitation en forte baisse (50 % de la demande de subvention au FDC) ;
résultat net -240.000 € ;
charges exceptionnelles à -180.000 € (liées à des départs et conséquences de la crise) ;
nombreuses heures de bénévolat et prêts de salles à titre gracieux, éléments ne rentrant pas dans le bilan comptable ;
budget 2018-2019 présenté, à l’équilibre (rétablissement de la situation par rapport à l’exercice 2017-2018 grâce à la subvention plus importante du FDC et à l’absence de charges exceptionnelles).

Présentation de son rapport par la commissaire au compte[2], Agathe Franzino :

même cabinet de commissaires aux comptes, mais nouvelle signataire pour trois années (obligation légale) ;
certification sans réserve des comptes présentés ;
la responsabilité sur les comptes incombe au Conseil d’administration (la commissaire aux comptes donne son opinion sur les comptes arrêtés par le CA).

Questions de la salle / réponses du CA

Question sur l’évolution des fonds alloués par le FDC.

Réponse :

vers une stabilité ou une diminution ;
la Wikimedia Foundation gèle l’allocation des fonds pendant la période de détermination de la stratégie du mouvement Wikimedia ;
nouveau fonctionnement d’attribution des fonds : rallonges accordées par projet et non plus via le FDC.

Question sur le loyer de Cléry.

Réponse : le loyer est cher, mais on est à Paris ; une recherche d’autres locaux dans Paris a néanmoins été entamée ; suggestion de Thierry C. de rechercher des locaux dans l’est parisien.

Question sur l’utilisation des tests de résistance (stress-tests) pour le choix de la nouvelle banque.

Réponse : non, le choix de la banque s’est porté sur la Caisse d’épargne Île-de-France en raison d’éléments pratiques (outils proposés, systèmes informatiques nécessaires pour utiliser ces outils…).

Question sur les bourses pour Wikimania

Réponses :

il n’en a pas été proposé en 2017-2018, pour éviter de creuser le déficit ;
pour 2018-2019, les demandes seront étudiées par la commission microfinancement (dont le budget a été augmenté à hauteur de 32.000 €).

Question sur la visibilité des comptes par tous les membres du Conseil d’administration.

Réponse :

non, actuellement seuls le trésorier et un membre du CA ayant délégation de trésorerie y ont accès ;
comme l’ensemble des dépenses est désormais librement consultable sur Méta, le CA ne ressent pas de besoin supplémentaire de contrôle de l’état des comptes au jour le jour.

Rapport moral et d’activité[3], présenté par le président

Gouvernance

révision complète des statuts ;
organisation de l’équipe salariée, sans embauche d’une personne dédiée à la direction ;
constitution du comité d’audit : 5 sièges, dont 2 pour des membres du Conseil d’administration (dont le trésorier), 2 pour des représentants de la communauté membres de l’association, et 1 pour une personnalité extérieure ; président et vice-président sont interdits de siéger, mais peuvent être invités pour des questions ;
lancement du Plan stratégique 2019-2021 ;
commission microfinancement renforcée.

Contrôle et transparence

révision complète des procédures dans une volonté de communication ;
élaboration d’une grille salariale et publication des rémunérations de toute l’équipe salariée ;
document unique d’évaluation des risques professionnels et cartographie des risques ;
réflexion sur l’élaboration d’un tableau de bord qui permettrait aux membres du Conseil d’administration, en amont des week-ends CA, d’avoir une vue sur différents indicateurs de fonctionnement de l’association.

Finances et comptabilité

(Présentation écourtée, renvoi vers la présentation effectuée précédemment du rapport financier.)

Système d’information

changement de CRM (système de gestion informatique des membres) : passage de CiviCRM à Odoo afin de bénéficier du support d’une plus grande communauté d’utilisateurs et développeurs en France ;
dé-googlisation : changer certains outils utilisés par l’association et le Conseil d’administration qui dépendent de Google pour passer à des outils libres.

Mouvement Wikimedia

point mensuel entre CA et FDC ;
points réguliers des salariés avec leurs homologues ;
participations aux événements internationaux du mouvement ;
réunion des équipes salariées WMFr et WMCH ;
choix de s’inspirer plus du travail des autres acteurs ;
volonté d’assumer ses erreurs ou celles de ses partenaires.

Questions de la salle / Réponses du CA

Question : quel bilan sur la structure salariée actuelle ?

Réponse de Willie Robert : pas assez de recul encore pour tirer un bilan, on continue l’expérimentation, un bilan sera possible probablement à la mi-2019.

Question : a-t-on remarqué un impact de la crise dans les relations avec les partenaires ? et si oui, quel impact ?

Réponse de Willie Robert : pour la RUP (reconnaissance d’utilité publique), même si le Ministère de l’Intérieur n’est pas un partenaire, il avait eu connaissance de la crise et il a fallu récupérer peu à peu sa confiance.
Réponse de Pierre-Yves Beaudouin : la crise a été visible, il a parfois fallu expliquer la situation aux financeurs ; Amélie (la chargée de collecte de fonds) répond aux donateurs.
Réponse de Marin Dubroca-Voisin : il n’a pas été observé de baisse des dons cette année.

Question : pourquoi Wikimedia Deutschland a-t-elle quitté le FDC ?

Réponse :

ordre de grandeur des budgets : WMFr 1 million € ; WMDe 10 millions € ; WMF 100 millions €.
WMDe a une large base de donateurs ; elle gère l’appel aux dons annuel mené en Allemagne sur les projets Wikimedia (seul chapitre à en avoir le droit avec WMCH) ; au final, son budget est bouclé sans besoin de faire appel au FDC.

Question : il s’était dit que des actions juridiques avaient été engagées par l’équipe précédente, et des soupçons de fraude avaient été évoqués. Qu’en est-il ?

Réponse de Pierre-Yves Beaudouin :

À la connaissance de l’actuel CA, malgré les rumeurs, aucun membre n’a été poursuivi.
Une plainte avait été déposée par l’ancienne directrice exécutive de l’association à l’encontre d’un ancien salarié ; le jugement a été rendu, verdict prononcé en faveur de la plaignante. Par l’entremise de notre avocat au cabinet Hugot, qui est aussi l’avocat de la plaignante, l’association reçoit des versements mensuels de dommages et intérêts, dont une partie doit être reversée à notre ex-directrice exécutive.
Il n’a pas été détecté de dépense suspecte par l’actuelle équipe. Toutes les dépenses sont légalement justifiées. La “moralité” des dépenses est autre chose.

Question / suggestion à propos du rapport financier : on vote tous les ans un budget ; il serait intéressant de présenter l’exécuté en regard du budget prévu.

Réponse de Willie Robert : on n’a que rarement voté les budgets prévisionnels, plutôt les budgets en cours.
Réponse de Marin Dubroca-Voisin : il faudrait effectivement le faire, ainsi que présenter une comptabilité analytique, par projet.

Question sur la structure financière et le business plan en partant de l’exemple de Wikimedia Deutschland qui a créé une deuxième structure dédiée à la gestion des fonds de la collecte annuelle via le site Wikipédia.

Réponse de Marin Dubroca-Voisin :

Wikimedia Deutschland est un cas à part parmi les chapitres ; tandis que Wikimédia France a la structure classique des autres chapitres européens.
La RUP (reconnaissance d’utilité publique) ne devrait pas avoir d’impact majeur concernant la croissance de l’association, mais en amélioration d’image.
La croissance de l’association jusqu’en 2014 était de 10 à 20 % par an, la dynamique a changé ; en outre, la politique quant à la croissance est un sujet de stratégie sur lequel il n’existe pas de consensus au sein du CA.
La monétisation des formations dispensées par Wikimédia France ne semble pas pertinente ; les ressources de Wikimedia Deutschland viennent principalement de leur base de donateurs.

Question : L’avocat qui a représenté l’ancienne directrice exécutive représentait aussi l’association en tant que partie civile. L’avocat en question est toujours celui de l’association. ça ne semble pas moral.

Réponse :

La plainte et l’instruction étaient tellement engagées que le conseil d’administration n’a pas souhaité retirer l’association de la partie civile et l’assume.
L’avocat est particulièrement compétent dans le domaine de la propriété intellectuelle ; il semblait difficile de le remplacer sur ces sujets. En revanche, il n’est plus le conseiller de l’association pour les questions de droit social. Un nouveau cabinet a été désigné pour ces questions.

Question à propos du MOOC.

Réponse de Pierre-Yves Beaudouin : le MOOC a été relancé cette année, et cette fois sans restriction de période ; il sera consultable toute l’année.

Question / suggestion : Dans les premières pages du rapport moral, il est précisé la volonté d’étendre l’action de Wikimédia France dans l’Outre-mer et la francophonie. Le souci majeur concernant Wikipédia et le logiciel Mediawiki réside dans les problèmes d’accessibilité des contenus. L’association pourrait contribuer à faciliter les évolutions, via des actions de développement, des enquêtes sur l’accessibilité, etc.

Réponse de la salle : un travail sur l’accessibilité de Wikipédia et MediaWiki a été fait il y a plusieurs années qui avait conclu que le logiciel est globalement accessible, les problèmes tenant surtout à l’utilisation qui en est faite par les contributeurs.
Réponse de Lucas Lévêque : les actions dans l’Outre-mer et la francophonie sont axées sur l’outil Lingua Libre notamment et la consultation des communautés pour connaître leurs besoins ; une convention a été passée il y a deux ans avec l’association Signes de Sens afin de créer un outil en langue des signes (vidéos), mais le projet est au point mort.
Réponse de la salle : il faut renforcer la communauté WikiTech ; l’outil doit être au service des contributeurs, pas l’inverse ; il faut ne pas faire passer la technique avant l’humain.

Deux remarques :

la situation s’est bien améliorée depuis 18 mois ; grâce au travail conjoint des membres, des salariés et du Conseil d’administration ;
toutes les ressources ne sont pas forcément bonnes à prendre (exemple de l’expérimentation bitcoin).

Proposition de modifications statutaires et réglementaires

Willie Robert présente la proposition[4].

Objectifs prioritaires :

renforcer le contrôle démocratique de l’association par les membres ;
améliorer la transparence ;
mettre à jour et moderniser les textes (corriger les incohérences ajoutées lors des modifications annuelles et prendre en compte les récentes modifications des règles de la reconnaissance d’utilité publique).

Objectifs subsidiaires

réformer les modalités d’adhésion ;
aligner les deux textes sur une table des matières commune ;
rendre la table des matières plus lisible (titres et non plus seulement numérotation d’articles).

Processus :

commencé, depuis plus d’un an, avec l’audit de gouvernance ;
le rapport d’audit n’a pas été expurgé, il n’y a pas eu de modération des propos ;
Le Conseil d’administration a réagi à chacune de 71 recommandations ;
le ministère de l’Intérieur a donné son avis sur les conséquences des modifications envisagées sur la RUP ;
le cabinet d’audit a été à nouveau sollicité pour l’écriture des statuts.

Principaux changements

Démocratie

Assemblée générale :

en cas de rejet des rapports moral et financier, une nouvelle assemblée générale est convoquée et tous les mandats du Conseil d’administration sont remis en jeu ;
vote électronique : ouvrir la possibilité de scrutin électronique pour toutes les résolutions (et pas seulement pour élire les membres du Conseil d’administration comme actuellement) ;
baisse (25 % => 10 %) du seuil pour la modification de l’ordre du jour des assemblées générales.

Conseil d’administration :

un siège du Conseil d’administration est réservé pour la communauté des projets Wikimedia : vote sur les projets, ouvert à l’ensemble des contributeurs, pour élire un administrateur ;
allongement de la durée du mandat de 2 à 3 ans (proposition lors du sondage des membres) ;
donc renouvellement du CA par tiers ;
limitation du nombre des mandats : pas plus de 2 mandats complets consécutifs.

Membres :

les salariés peuvent être membres, voter à l’assemblée générale et être membre du Conseil d’administration (hors bureau) ;
suppression de l’incompatibilité entre le fait d’être membre et la possibilité de signer une convention rémunérée ou un contrat avec l’association.

Transparence

Assemblée générale

vote du budget de l’année suivante, et éventuellement du budget rectificatif ;
indication de la possibilité de révocation “ad nutum“ : demande publique de révocation du statut d’un autre membre, en cours d’assemblée générale ;
présentation d’un rapport d’activité du Conseil d’administration ;
présentation des notes de frais du Conseil d’administration.

Conseil d’administration

clarification sur l’ordonnancement des dépenses par le président ;
clarification sur la perte du statut de membre, la révocation et les recours.

Modernisation

adhésion par année civile ;
renouvellement de cotisation courant janvier ;
perte de la qualité de membre fin février en cas de non-renouvellement ;
passage à 5 réunions minimum par an pour le CA (contre 2 actuellement) ;
pas de restriction concernant la possibilité d’une direction salariée ;
définition statutaire de la commission microfinancement ;
clarification de la liste des ressources financières de l’association ;
prise en compte des votes à distance dans le quorum d’assemblée générale modificatrice des statuts.

Questions / réponses

C’est Willie Robert qui répond aux questions.

Question / suggestion : une modification de la façon de communiquer devra être faite pour présenter et débattre de façon dématérialisée, en amont du vote électronique.

Réponse : tout à fait d’accord. Pour la modification actuelle, la finalisation a été tardive. L’expérience montre que, lors de la publication des 71 recommandations, peu de membres ont répondu.

Question : l’ouverture du Conseil d’administration à la communauté est prévue. Qu’en est-il pour les personnes nécessitant une aide (interprétation en LSF) et un budget est-il prévu ?

Réponse : ce n’est pas prévu pour l’instant, mais il sera fait au mieux, comme ça a été le cas aujourd’hui.

Question : pourquoi l’article 5.3 prévoit-il un ratio pour la modification de l’ordre du jour et pas un nombre absolu ?

Réponse : pour des raisons de représentativité.

Question sur la transparence des votes de chacun des administrateurs pour les rapports moral et financier.

Réponse : les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration sont publics et les membres peuvent les consulter.

Question sur révocation ad nutum et vote électronique : les membres absents lors de la séance ne pourront pas voter ?

Réponse : non ils ne le pourront pas, mais c’est la loi…

Question sur le refus d’adhésion pour un ancien membre.

Réponse : l’instauration de l’adhésion par année civile et du délai de grâce en janvier/février clarifie cette situation.

Question à propos de la durée du mandat portée à 3 ans : combien de mandats ont été effectivement de deux ans ?

Réponse : pour information, durée des mandats du conseil d’administration jusqu’en 2017 :

https://meta.wikimedia.org/wiki/User:EdouardHue/WMFR_Board_timeline

Question sur la présence des salariés en tant que membres et surtout au Conseil d’administration.

Réponse : c’était le souhait de la communauté lors du sondage ; garde-fou : au maximum 2 salariés au Conseil d’administration. Il n’est pas possible d’interdire l’accès au CA à des membres, qu’ils soient salariés ou non. Il faut tenir compte du passé, mais il ne faut pas rester bloqué sur les mauvaises expériences.

Question sur la mise en place d’outils (chat, visioconférence) lors des assemblées générales.

Réponse : c’est prévu, mais ce n’est pas statutaire ni inscrit dans le règlement intérieur. Ce devra être vu au niveau de l’organisation.

Question : si quelqu’un s’inscrit le 25 décembre, pourquoi son adhésion ne pourrait-elle pas courir pour l’année suivante ?

Réponse : pour faire simple. Et pour rappel, il n’est pas nécessaire d’être membre de l’association pour pouvoir bénéficier de l’aide de l’association.

Question : est-il possible que des personnes non-membres de l’association soient membres du Conseil d’administration ?

Réponse : ce n’est pas problématique, tant que ça reste exceptionnel et motivé.

Question : comment concilier la sincérité du scrutin et le secret du vote ? c’est difficile.

Réponse : le vote électronique est actuellement utilisé, sans difficulté particulière constatée.

Question : pourquoi conserver le statut de membre d’honneur ?

Réponse : bonne question…

Question : quel dispositif pour un membre du Conseil d’administration salarié dans l’exercice de la responsabilité employeur ?

Réponse : des règles de base comme les déclarations d’intérêts et la mise en place d’une commission de gestion des conflits d’intérêts permettront de cadrer le cas s’il se présente.

Question : quelles modalités pour l’élection du membre de la communauté ?

Réponse : ce sera une élection, le principe est acté, les modalités pratiques seront à définir, en s’inspirant par exemple des élections pour le Board de la Wikimedia Foundation.

Question : que se passe-t-il si, alors que deux salariés sont déjà membres du Conseil d’administration, un autre membre du CA est recruté par l’association ?

Réponse : ce n’est pas possible statutairement, l’association ne peut pas le recruter, ou le membre doit démissionner au préalable.

Question : les membres moraux (associations partenaires) peuvent-ils être membres du Conseil d’administration ?

Réponse : il n’y a pas de restriction pour l’adhésion des personnes morales, et a priori au fait pour elles d’être représentées au Conseil d’administration.

Question : l’adhésion en fin d’année ne pourrait-elle pas être valable pour l’année suivante ?

Réponse : il fallait faire un choix, ce n’est pas celui qui a été fait. le montant de l’adhésion est assez peu élevé (12 €) et ne devrait pas être un frein. Le débat aurait pu être mené lors de la campagne d’écriture.

Question : le quorum est-il atteint ? et que se passe-t-il si non ?

Réponse : le quorum n’est pas atteint à l’heure actuelle. Les discussions vont continuer. Il est proposé qu’un sondage à main levée soit effectué (sauf objection dans la salle) pour avoir une idée de l’orientation des membres. Si les modifications proposées emportent une franche adhésion, une nouvelle assemblée générale sera alors convoquée, plus de 15 jours plus tard.

Question : les projets de statuts ont-il été relus par des juristes ? (valeurs de l’association, période transitoire suite à démission, etc.)

Réponse : les projets ont été rédigés avec l’accompagnement du cabinet d’audit, dont une des personnes est spécialisée dans l’organisation d’associations, a contacté le ministère de l’Intérieur et a fait des recherches de jurisprudence.

Les valeurs de l’association sont celles présentes dans la charte des valeurs du mouvement, présente en introduction du plan stratégique du mouvement.

Remarque : il n’y a pas de définition de ce qu’est « libre » (licence, œuvre, etc.)

Pause-déjeuner à 13 h 13

Reprise de l’assemblée générale à 14 h 30

Présentation des candidats au conseil d’administration

L’ordre de passage est tiré au sort par la commission électorale.

Pierre-Yves Beaudouin
Pierre-Antoine Le Page (absent, son message de présentation est lu par le président de la commission électorale)
Roger Gotlib
Nadine Le Lirzin
Willie Robert
Julien Gardet
Jonathan Mouton
Pascal Radigue
Benoît Deshayes

Chaque candidat répond à quelques questions : sur la manière dont on peut aider au rapprochement de l’association et de la communauté sur les projets, sur les moyens de communication (WikiLettre, et autres…), ou encore sur les groupes locaux.

Vote

Mathis Benguigui, président de la commission électorale, explique le déroulement du vote.

Approbation des comptes de l’exercice 2017-2018 ;
Approbation du rapport financier 2017-2018 ;
Approbation du rapport moral et d’activité 2017-2018 ;
Approbation du budget de l’exercice 2018-2019 ;
Adoption des nouveaux statuts et du nouveau règlement intérieur ;
Élection au conseil d’administration.

Modification des statuts et du règlement intérieur : quorum non atteint.

Opérations de vote : la résolution 5 sur la modification des statuts et du règlement intérieur inscrite sur les bulletins de vote ne sera pas dépouillée en l’absence de quorum.

Est néanmoins proposé un sondage à main levée, accepté par la salle.

Résultats de cette consultation : 49 pour, 1 contre, 1 abstention, et 1 membre parti avant la consultation.

Pendant le dépouillement, Amélie Cabon présente la campagne hivernale de collecte de dons.

Résultats du scrutin

La commission électorale proclame les résultats du scrutin à 17 h 30.

Une procuration en blanc s’ajoute aux votes pour. Sept bulletins ont été déclarés nuls.

Nombre de votants : 54 + 1 procuration en blanc.
Suffrages exprimés : 47 + 1 procuration en blanc.

1. Approbation des comptes de l’exercice 2017-2018

La résolution est adoptée à 98 % (46 votes pour, 0 vote contre et 1 abstention)

2. Approbation du rapport financier 2017-2018

La résolution est adoptée à 96 % (45 votes pour, 0 vote contre et 2 abstentions)

3. Approbation du rapport moral et d’activité 2017-2018

La résolution est adoptée à 94 % (44 votes pour, 1 vote contre et 2 abstentions)

4. Approbation du budget de l’exercice 2018-2019

La résolution est adoptée à 94 % (44 votes pour, 1 vote contre et 2 abstentions)

5. Adoption des nouveaux statuts et du nouveau règlement intérieur

non dépouillé, absence de quorum

6. Élection au conseil d’administration

Huit sièges étaient à pourvoir, dont six pour une durée d’environ deux ans et deux pour une durée d’environ un an.

Au jour de l’assemblée générale, 270 membres étaient appelés à voter, qui remplissaient les conditions prévues au règlement intérieur. Le quorum était donc de 27.

Ont été comptabilisés 139 votes en ligne et 31 votes en présentiel, soit un total de 170 votants. Ces 170 votes exprimés portaient donc le seuil d’éligibilité à 85 voix.

Ont été élus au conseil d’administration jusqu’à l’assemblée générale approuvant les comptes de l’exercice 2019-2020 :